Die Lean Coffee Methode ist ein selbstorganisiertes Meetingformat. Es findet ohne Teilnahmepflicht und ohne feste Agenda statt. Besprochene Themen werden erst beim Treffen selbst festgelegt.
Was ist Lean Coffee?
Erstmals wurde ein Lean Coffee im Jahr 2009 von den amerikanischen Agile Coaches Jeremy Lightsmith und Jim Bensen in den USA durchgeführt. Lean Coffee verbindet zwei Bestandteile: „Lean Thinking“ und eine Coffee Shop Atmosphäre.
Den Lean-Ansatz findet ihr im Bereich der (Automobil-)Produktion bereits häufiger. Die Prinzipien sorgen für Nutzen- und Wertstiftung für die Gesellschaft unter Vermeidung von Ressourcenverschwendung. Lean Coffee bedeutet also, einen möglichst effizienten Austausch in angenehmer Kaffeehaus Atmosphäre zu ermöglichen. Dadurch stärkt ihr sowohl die Lernbereitschaft als auch eure Kreativität.
Anleitung Lean Coffee
Wir haben für euch eine Anleitung, wenn ihr das Lean Coffee Format bei euch im Team durchführen wollt. Auch wenn das Lean Coffee Format unstrukturiert ist, gibt es dennoch konkrete Rahmenbedingungen.
Schritt 1: Einladung
Plant für euer Lean Coffee Format ca. 1-2 Stunden ein. Außerdem versendet ihr eine Einladung an eure Teilnehmer:innen. Folgendes solltet ihr bei der Einladung berücksichtigen: Datum, Uhrzeit und Ort. Solltet ihr einen Austausch zu einem bestimmten Bereich wollen, dann legt vorab einen groben Themenbereich fest. Achtet darauf, dass ihr mindestens eine Woche vorher eine Einladung raussendet.
💡 Tipp: Eine gute Gruppengröße liegt bei 4-10 Personen. Zu größer eure Gruppe, desto weniger können einzelne Personen sprechen, bevor euer Treffen sich dem Ende neigt.
Schritt 2: Themen
Bereitet vorab ein Flipchart oder ein Whiteboard für eure Sammlung der Themen vor. Ihr braucht 3 Spalten: „zu diskutieren“, „in Diskussion“, „diskutiert“. Jetzt kann jede:r auf Post-its Themen notieren, die ihr besprechen wollt. Nehmt euch dazu ca. 5 Minuten Zeit. Im Anschluss sammelt ihr eure Themen in der Spalte „zu diskutieren“.
💡 Tipp: Solltet ihr merken, dass ihr mehr Themen als Zeit habt, verteilt Klebepunkte an eure Teilnehmer:innen. So könnt ihr eure Themen priorisieren und arbeitet diese dann von oben nach unten ab.
Schritt 3: Diskussion
Bevor ihr mir eurer Diskussion startet, legt ihr feste Zeitslots fest. Wie lange wollt ihr über ein Thema sprechen? Wir empfehlen euch, mindestes 15 Minuten pro Thema einzuplanen. Sobald ihr mit eurer Diskussion startet, hängt ihr das Post-it eures Themas in die Spalte „in Diskussion“. So ist für alle jederzeit sichtbar, worüber ihr sprecht.
💡 Tipp: Bestimmt eine Moderation. Diese Person behält die Zeit im Blick und sorgt während der Diskussion dafür, dass jede:r zu Wort kommt.
Schritt 4: Bewertung
Zum Ende eures Lean Coffee sammelt ihr Feedback ein. Wie war das Treffen? Habt ihr eure Ziele erreicht? Gibt es Verbesserungsvorschläge? Nutzt diese Bewertung, um eure nächsten Treffen zu verbessern.
💡 Tipp: Ihr könnt unsere vorgestellte Methode ROTI nutzen, um ganz einfach per Handzeichen Feedback einzuholen.
Wo könnt ihr Lean Coffee nutzen?
Da Lean Coffee ein Format zum Austausch ist, könnt ihr es insbesondere innerhalb von Communities of Practice nutzen. So habt ihr immer eine Struktur für eure Treffen und könnt über wir wirklich wichtigen Themen sprechen. Außerdem könnt ihr das Format auch innerhalb eures Teams oder Abteilung nutzen. Diese Methode erleichtert euch Diskussionen, weil es für die Zeit des Meetings die hierarchischen Strukturen außer Acht lässt. Ihr könnt so eine Diskussion auf Augenhöhe erzeugen.
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