Arbeitet ihr gerade in einem Projekt? Nehmt ihr gerade die Rolle eines Product Owners wahr? Oder plant ihr gerade einen Produktlaunch? Dann empfehlen wir euch vorab eine Stakeholderanalyse zu machen. Mit der Stakeholderanalyse schafft ihr Transparenz über Beteiligte in eurem Projekt. So könnt ihr euer Change Management besser planen und eure Kommunikation für eure Zielgruppen anpassen.
Was ist eine Stakeholderanalyse?
Die Stakeholderanalyse hilft euch, alle in eurem Projektumfeld relevanten Personen, eure Stakeholder, zu analysieren. Dabei setzt sich der Begriff Stakeholder aus den Worten „Stake“, was so viel wie Anteil oder Beteiligung bedeutet und „holder“, was Inhaber oder Besitzer bedeutet, zusammen. Stakeholder sind also Personen oder Personengruppen, die ein Interesse daran haben, was ihr plant oder die daran Beteiligte sind.
💡 Stakeholder sind Personen, die mit euch in Beziehung stehen oder ein Interesse an eurem Vorhaben haben.
Eine Stakeholderanalyse ist eine Methode aus dem agilen Projektmanagement zur Aufnahme und anschließender Analyse von Personen, die für euer Vorhaben, z.B. ein Projekt, relevant sind und die ihr informieren oder einbinden solltet.
Wann hilft euch eine Stakeholderanalyse?
Ihr könnt die Stakeholderanalyse nutzen, wenn ihr…
- ...in einem Projekt arbeitet
- ...Product Owner seid
- ...für das Change Management verantwortlich seid
- ...einen Roll Out eurer Produkte plant
- ...einen neuen Geschäftsbereich aufbaut
- ...in Design Thinking Projekten arbeitet
Die Methode hilft euch immer dann, wenn ihr einen besseren Überblick über unterschiedliche Personen braucht und um diese besser einzuschätzen. Auf dieser Basis könnt ihr dann konkrete Maßnahmen für eure Stakeholder ableiten. Das könnten z.B. Kommunikationskonzepte sein oder spezifische Informationen, die ihr mit bestimmten Personengruppen teilt. Im zeitlichen Verlauf hilft euch die Stakeholderanalyse außerdem dabei, die Entwicklung eurer Stakeholder im Auge zu behalten. Das ist vorallem für eingeleitete Change Maßnahmen spannend.
In 4 Schritten zur Stakeholderanalyse
Wenn ihr eine Stakeholderanalyse durchführen wollt, könnt ihr unserer Anleitung folgen. Wir haben euch auch ein Miro Board vorbereitet mit Templates, die ihr für einen digitale Workshops zur Stakeholeranalyse nutzen könnt. Für analoge Workshops könnt ihr die Templates auch einfach auf Flipchart-Papier bringen. Wenn ihr die Stakeholderanalyse im Team erstellen wollt, plant dafür 1-2 Workshop Sessions ein. Diese solltet ihr jeweils für ca. 2-3 Stunden ansetzen, abhängig davon wie groß euer Team ist. Je größer euer Team ist, desto mehr Zeit braucht ihr dafür auch.
Session 1 umfasst ca. 2 Stunden und beinhaltet das Sammeln und Einordnen der Stakeholder.
Session 2 umfasst ca. 3 Stunden und beinhaltet die Analyse der Stakeholder und die Erstellung der Stakeholder-Map
Vor und zwischen den Workshops ist ein wenig Fleißarbeit für euch zu tun, insbesondere für Schritt 4
Schritt 1: Sammeln von Stakeholdern
Startet im Team mit dem Sammeln von Stakeholdern. Für uns hat es sich bewährt, erst einzeln alle Stakeholder zu sammeln und diese dann im Team zu teilen. Plant dafür ca. 15 Minuten Zeit für die Einzelarbeit und ca. 25-30 Minuten für das Teilen im Team ein.
Nachdem jede*r in Einzelarbeit Stakeholder auf Sticky Notes geschrieben hat, stellt ihr nacheinander eure Stakeholder vor. Während der Vorstellung könnt ihr bereits Cluster bilden und alle identischen Stakeholder übereinander kleben und ähnliche nebeneinander hängen.
💡Tipp: Einigt euch vorher darauf, ob ihr Einzelpersonen sammelt oder Teams und Abteilungen. Als Faustregel nutzen wir immer: wenn es unterschiedliche Bedürfnisse sind, dann sind es auch unterschiedliche Stakeholder und ein Team muss in dem Fall in Einzelpersonen aufgesplittet werden.
Schritt 2: Einordnung der Stakeholder
Wenn ihr alle Stakeholder im Team gesammelt habt, clustert so viel wie möglich. Je weniger Gruppen ihr habt, desto einfacher könnt ihr die Stakeholderanalyse für weitere Maßnahmen nutzen. Hier gilt je weniger, desto besser. Clustert die Stakeholder aber nur, wenn es auch sinnvoll ist. Manchmal tritt der Fall ein, dass auch Einzelpersonen einer Gruppe relevant sein können, weil sie ein besonderes Interesse haben. Dann könnt ihr diese auch einzeln benennen. Außerdem kann es vorkommen, dass einzelne Stakeholder in kein Cluster passen. Sie bilden in dem Fall ein eigenes Cluster. Eure Cluster könnten z.B. Abteilungen, Unternehmensbereiche oder bestimmte Interessensgruppen sein.
Uns hilft die Einordnung der Stakeholder immer, damit wir uns im Verlauf des Projektes auch fokussiert um die Stakeholder kümmern können. Dazu nutzen wir häufig die Einordnung über Nähe zum Projekt oder Vorhaben:
Im inneren Kreis sammelt ihr alle Stakeholder, die sehr nah bei euch sind und ein großes Interesse haben. In den mittleren Kreis kommen Stakeholder, die nicht mehr zum Kern gehören, aber dennoch ein Interesse haben. Der äußere Kreis ist ein Sammelbecken für alle Stakeholder, die irgendein Interesse haben, aber höchstwahrscheinlich nicht durch euch informiert werden (können).
Plant für das Einordnen 30-60 Minuten Zeit ein. Wir empfehlen euch, diesen Schritt ruhig in einer offenen Diskussion im Team zu machen. Damit ihr alle an der Diskussion teilnehmen könnt hilft es, wenn ihr eine*n Moderator*in habt. In der Regel sollte keine*r der Teilnehmer*innen diese Rolle innehaben, sodass alle auch intensiv mitarbeiten können. Wir empfehlen euch dennoch, dass jemand dem Projekt nahestehendes oder externes die Moderations-Rolle einnimmt, weil es oftmals sehr sensible Details sind geteilt werden.
💡Tipp: Je klarer ihr eure Stakeholdergruppen definiert, desto einfacher werden die folgenden Schritte. Nehmt euch hier so viel Zeit wie ihr braucht.
Schritt 3: Analyse der Stakeholder
Sobald ihr eure Stakeholder sortiert habt, könnt ihr euch im nächsten Schritt auf die ersten zwei Kreise, den inneren und den mittleren, fokussieren. Für die Analyse der Stakeholder empfehlen wir euch, abhängig vom Kontext, unterschiedliche Kategorien zu nutzen. Ziel ist es hier eine Art Steckbrief der einzelnen Stakeholder (Einzelpersonen oder Teams) zu erstellen.
Beispiel 1:
- Name
- Bereich/Position
- Haltung ggü. unserem Projekt(inhalt)
- Wie kann uns die Person helfen?
- Was braucht die Person von uns?
- Potenzielle Maßnahmen
Beispiel 2:
- Name
- Rolle
- Interessen (in Bezug auf unser Vorhaben)
- Einfluss in der Organisation/Unternehmen/relevantem Bereich im Unternehmen
- Haltung ggf. dem Projekt
Diesen Schritt solltet ihr im Team vorab vorbereiten. Jede*r bereitet dazu die Steckbriefe im Vorfeld vor, sodass ihr den Workshop nutzen könnt, um eure Ergebnisse zu teilen. Je besser die Vorbereitung ist, desto eher könnt ihr euch im Workshop auf die unterschiedlichen Bewertungen fokussieren. Teilt dazu am besten vorab das Miro Board mit Blanko Steckbriefen. Wir nutzen dafür immer 1-2 Woche Vorlauf, sodass jede*r die Chance hat Input einzutragen.
Im Workshop selbst geht ihr jeden Stakeholder durch und besprecht die einzelnen Kategorien. Diskutiert dabei insbesondere unterschiedliche Sichtweisen. Das Ziel ist hier nicht, dass ihr im Team dieselbe Sichtweise habt. Es kann durchaus sein, dass ihr untereinander Stakeholder auch anders erlebt habt bzw. sie anders wahrnehmt. Hier ist es wichtig die aktuelle Positionierung des Stakeholders für euer Projekt herauszufinden.
Dieser Schritt dauert je nach Anzahl eurer Stakeholder 2-3 Stunden.
💡Tipp: Die Analyse funktioniert besonders gut, wenn ihr einen hohen Grad der Offenheit im Team habt. Vereinbart vorab, dass alles Gesagte auch in eurem Projektteam bleibt. So könnt ihr in einer geschützten Umgebung Meinungen offen austauschen.
Schritt 4: Erstellen der Stakeholder Map
Wenn ihr alle Stakeholder analysiert habt, könnt ihr im letzten Schritt eine visuelle Einordnung eurer Stakeholder machen. Dazu könnt ihr euch ebenfalls unterschiedlicher Kategorien bedienen. Wählt dazu pro Stakeholder eine aus, die für euch am besten passt.
Die Stakeholder Map erstellt ihr am besten ebenfalls gemeinsam im Team. Nutzt dazu eure Schwarmintelligenz und sortiert parallel die Stakeholder in die jeweiligen Kategorien. Wenn ihr Stakeholder habt, die immer wieder verschoben werden, dann ist das ein Zeichen dafür, dass die Positionierung noch nicht klar genug ist. Klärt das auf, indem ihr über diese Stakeholder noch einmal im Detail durchsprecht.
Unterstützer, Gegner und ihr Einfluss
Hier teilt ihr die Stakeholder nur in zwei Kategorien: Unterstützer sind Personen, die eurem Vorhaben positiv gegenüber stehen. Gegner sind Personen, die euer Vorhaben wahrscheinlich nicht unterstützen werden. Im Anschluss teilt ihr die Stakeholder jeweils danach ein, wie hoch oder niedrig ihr Einfluss ist.
💡Tipp: Macht eure Einordnung nicht zu komplex. Die Stakeholder-Analyse soll euch einen Überblick geben, wie ihr eure Kommunikation und Aktivitäten im Projekt ausrichten könnt. Bedenkt, dass es ein „lebendes Dokument“ ist, das ihr im Verlauf des Projektes häufiger anpassen werdet.
Tipps und unsere Best Practices für die Praxis
Wenn ihr eure Stakeholderanalyse erstellt habt, könnt ihr anfangen damit zu arbeiten. Ziel sollte für euch sein, die Analyse als Arbeitsmittel für eure Kommunikation und Aktivitäten im Projekt zu nutzen. Dazu könnt ihr euch zu Beginn auf die wichtigsten Stakeholder fokussieren und Maßnahmen ableiten.
Uns helfen folgende Fragen:
- Welche Informationen brauchen die Stakeholder von uns?
- Kennen wir die Vorbehalte wirklich?
- Wie gewinnen wir Fürsprecher*innen für uns?
- Welche Informationen brauchen Fürsprecher*innen von uns für ihre eigene Aktivitäten?
Die Stakeholderanalyse verändert sich im Verlauf eures Projektes. Es kommt vor, dass sich auch die Einstellung eurer Stakeholder durch eure Aktivitäten ändert. Integriert die Analyse in eure Meetings und arbeitet daran, die relevanten Stakeholder einzubeziehen.
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