Rollenbasiertes Arbeiten

Organisationen, die sich nach Holacracy organisieren oder selbstorganisiert Arbeiten, arbeiten oftmals auch rollenbasiertes. Rollenbasiertes arbeiten bündelt Aufgaben und Verantwortlichkeiten in Rollen, statt diese direkt an Mitarbeiter:innen zu verteilen und dadurch an starre Stellen zu binden.

Definition vom rollenbasierten Arbeiten

In funktional hierarchischen Organisationen findet ihr Aufgaben und Verantwortlichkeiten häufig in Positionen oder Stellen. Das Level an Verantwortung steigt dabei auch mit der Hierarchie. Beim rollenbasierten Arbeiten werden Aufgaben und die entsprechende Verantwortung in Rollen gebündelt.

Die Rollen beinhalten folgendes:

📄 Titel

Der Titel der Rolle ist aussagekräftigt und klar. Ihr solltet also Titel wählen, die für alle in der Organisation verständlich sind.

🎯 Ziel

Schafft keine Rollen ohne Ziel. Jede Rolle erfüllt ein ganz bestimmtes Ziel. Formuliert diesen möglichst in wenigen Sätzen.

🧑‍⚕️ Domäne

Das beschreibt quasi das Hoheitsgebiet der Rolle. Dadurch ist euer Zuständigkeitsbereich definiert, indem ihr Entscheidungen treffen könnt und sollt.

☑️ Verantwortung

Klare Definition der Möglichkeiten: was muss entschieden werden? Wofür seid ihr verantwortlich?

Optionale weitere Felder:

⚒️ Schnittstellen

Hier könnt ihr Schnittstellen zu anderen Rollen festhalten. So behaltet ihr den Überblick wer mit wem zusammenarbeitet.

Rollen können auch von mehreren Personen übernommen werden. Wir empfehlen euch möglichst wenig Personen dieselbe Rolle zu geben. Das erhöht den Abstimmungsaufwand. Manchmal ist es übrigens auch ein Zeichen, dass die Rolle noch unklar oder zu groß ist. Nehmt euch noch mal Zeit, um die Rolle zu schärfen.

Verantwortliche der Rollen übernehmen die volle Verantwortung. Das bedeutet, dass sie Sorge dafür tragen, dass die Aufgaben erledigt werden und Entscheidungen getroffen werden. Rollenbasiertes Arbeiten ermöglicht somit auch verteilte Verantwortung.

Rollenentwicklung – eine Anleitung

Rollen sind ein fluides Konstrukt. Das bedeutet, dass ihr Rollen schaffen und auch wieder abschaffen könnt. Zum aktuellen Zeitpunkt bilden eure Rollen immer das ab, was ihr gerade in eurer Organisation braucht. Stellt ihr fest, dass etwas fehlt oder ihr Aufgaben nicht verteilt habt oder Verantwortlichkeiten unklar sind, könnte das ein Zeichen sein, dass ihr eine neue Rolle braucht. Prüft im ersten Schritt, ob die Aufgaben oder Verantwortlichkeiten zu euren bestehenden Rollen passen. Wenn dies der Fall ist, dann integriert ihr diese. Andernfalls schafft ihr eine neue Rolle.

Vorgehen:

Schritt 1: Prüfen, ob Aufgaben oder Verantwortlichkeiten bei bestehenden Rollen ergänzt werden können

Schritt 2: Eine neue Rolle schaffen, wenn Schritt 1 nicht zu trifft.

✅ Gründe für eine Rolle:

• Ihr entwickelt gerade ein neues Produkt oder Service
• Ihr erschließt einen neuen Markt
• Eure Organisation strukturiert sich um
• Eure Spannungen können nicht dauerhaft gelöst werden

❎ Gründe eine Rolle abzuschaffen:

• Die Rolle wird nicht mehr benötigt
• Aufgaben der Rollen fallen nicht mehr an
• Verantwortungsbereiche können nicht mehr ausgefüllt werden

👉 Unser Tipp: Beschreibt eure Rollen so konkret wie nötig und so frei wie möglich. Jede Rolle sollte detailliert und eindeutig beschrieben sein. Eine Rollenbeschreibung beantwortet die Frage, was genau muss ich tun, um diese Rolle zu erfüllen? Welche Aufgaben muss ich genau erledigen? Wo liegen meine Zuständigkeiten? Mit wem arbeite ich zusammen? Je konkreter ihr eine Rolle beschreibt, desto besser wird euch in der Praxis die verteilte Verantwortung gelingen.

Vorteile der rollenbasierten Arbeit

Rollenbasiertes Arbeiten wird die Art, wie ihr bisher zusammenarbeitet habt stark verändern. Eine Veränderung ist nicht von heute auf morgen möglich. Der Weg lohnt sich für euch.

Empowerment und Führung

Arbeit in Rollen ermöglicht es allen Mitarbeiter:innen Verantwortung und somit Führung zu übernehmen. Jede Rolle ermöglicht eigenständig Entscheidungen zu treffen. Das führt dazu, dass klassischen Hierarchien aufgelöst werden. Entscheidungen liegen nicht mehr bei Führungskräften, vielmehr liegen sie in bestimmen Rollen. Das erzeugt ein starkes Empowerment aller Mitarbeiter:innen. Führungskräfte übernehmen zunehmend die Rolle eines Servant Leaders.

Transparenz

Rollen erzeugen automatisch Transparenz. Jede Rolle ist definiert und dokumentiert. Jede:r im Unternehmen hat einen Überblick, wer für was zuständig ist. In anderen Organisationsformen ist durch fehlende Dokumentation weniger Transparenz vorhanden.

Flexibilität

Rollen können geschaffen und abgeschafft werden. Die Organisationsstruktur kann sich dadurch an verschiedene Situationen anpassen. Rollen helfen in der Praxis, lange und aufwendige Genehmigungsprozesse für Stellen zu unterstützen. Dadurch können Aufgaben an Mitarbeiter:innen verteilt oder umverteilt werden.

Voraussetzungen für die Arbeit mit Rollen

Rollen im Unternehmen einzuführen ist nicht ganz einfach. Achtet insbesondere auf folgende Punkte.

1️⃣ Eure Unternehmenskultur

Ermöglicht eure bisherige Kultur Selbstorganisation? Das ist eine gewisse Voraussetzung, um Rollen überhaupt einführen zu können. Rollen basieren auf Selbstorganisation. Bewertet, ob eure Organisation bereit ist diese Art der Arbeitsweise ermöglichen zu können. Anzeichen könnten sein: Feedbackkultur, Vertrauen statt Kontrolle oder auch Zusammenarbeit über Abteilungen hinweg.

2️⃣ Verantwortung übernehmen wollen

Rollen bedeuten auch Verantwortung. Wir wissen aus der Praxis, dass dies immer eine individuelle Entscheidung von Mitarbeiter:innen ist. Einige sind offen und freuen sich über die Chancen. Andere sind zurückhalten oder sogar ängstlich und wissen im ersten Moment nicht, wie sie die Verantwortung ausfüllen können. Achtet darauf, dass jede Rolle das notwendige Minimum an Verantwortung erlaubt, damit Entscheidungen überhaupt getroffen werden können. Schafft jedoch Rollen mit unterschiedlich viel Verantwortung, um vielen eine Chance zu geben.

3️⃣ Startet gewissenhaft

Beginnt lieber mit weniger, aber dafür detaillierten Rollen als mit vielen Rollen, die nicht klar genug sind. Wir können euch aus Erfahrung mitteilen, dass dies dazu führt, dass Rollen von Mitarbeiter:innen nicht gelebt werden. Gründe dafür könnten Unklarheit oder Unsicherheit über Möglichkeiten oder Verantwortung sein.

Unsere Erfahrung

Als wir rollenbasiertes Arbeiten eingeführt haben, haben wir unglaublich viele Learnings gemacht. Unsere wichtigsten möchten wir mit euch teilen:

⏰ Zeitaufwand

Schätzt für jede Rolle den Zeitaufwand. Das könnt ihr pro Woche oder pro Monat machen. So stellt ihr sicher, dass Mitarbeiter:innen nicht zu viele Rollen innehaben und diese gar nicht ausfüllen können.

✅ Entscheidungsrahmen

Definiert ganz klar, was in einer Rolle entschieden werden muss. Nur so können Mitarbeiter:innen ihre Rolle eigenständig und sicher ausüben. Unklare Entscheidungsrahmen führen in der Regel zu Ohnmacht und somit zu keinen Entscheidungen.

🧩 Schnittstellen

Verschafft euch einen Überblick über das Zusammenspiel eurer Rollen. Klärt wo Schnittstellen sind und Abstimmungen über Vereinbarungen notwendig sind. So schafft ihr Klarheit über einen Informationsfluss und Abstimmungsbedarfe.

Unser Extra – Template Rollen

Wenn ihr Rollen bei euch Einführen wollt, haben wir für euch ein Template, dass ihr für die Definition eurer Rollen nutzen könnt. Das beinhaltet alle wichtigen Informationen und eine Erklärung, wie ihr das Rollen Template nutzen könnt.

Ladet euch das Template kostenfrei runter: