In der heutigen Arbeitswelt sind wir meistens mit unzähligen Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Projekten konfrontiert. Geht es euch auch so? Dann kann euch Getting Things Done (GTD) helfen. Diese Methode stammt von David Allen, der damit eine Produktivitätsmethode ins Leben gerufen hat.
Was ist Getting Things Done?
David Allen entwickelte die Methode und veröffentlichte 2001 das gleichnamige Buch „Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity“. Die Grundannahme ist einfach: alle Aufgaben, Verpflichtungen und Ideen beschäftigen uns permanent, mindestens unbewusst. Das führt schnell zu Stress. GTD zielt darauf ab, sämtliche Aufgaben in einem System festzuhalten. Dadurch befreit ihr euren Geist und könnt euch wirklich auf die Abarbeitung eurer To Do Liste konzentrieren.
5 Prinzipien von Getting Things Done (GTD)
1️⃣ Erfassen
Im ersten Schritt geht es darum, dass ihr alle Aufgaben, Ideen oder Verpflichtungen festhaltet. Also alles, was euch beschäftigt. Dabei geht es sowohl um berufliche als auch private Themen. Notiert euch jedes einzelne Thema.
Ihr könnt diese Liste sowohl auf Papier in einer klassischen Liste oder eurem Notizbuch notieren oder auch digital. Digital bieten sich z.B. Tools wie digitale Notizbücher oder Aufgabenmanagement-Tools wie awork oder Asana an. Wir empfehlen euch gleich mehrere Bereiche zu nutzen, z.B. einen Bereich für private Themen und einen für berufliche Themen.
2️⃣ Klären
Im zweiten Schritt geht ihr nun eure gesammelten Themen durch und entscheidet über den nächsten Schritt. Dazu könnt ihr eine Entscheidungshilfe der Getting Things Done Methode nutzen.
Ihr stellt euch zu Beginn folgende Frage: könnt ihr aktuell etwas dafür tun? / Seid ihr handlungsfähig? Wenn ihr diese Frage mit „Ja“ beantwortet, geht es um die nächste Frage: Dauert die Erledigung der Aufgabe weniger als 2 Minuten? Wenn diese Antwort ebenfalls „Ja“ lautet, dann erledigt ihr diese Aufgabe sofort. Wenn eure Antwort „Nein“ lautet, dann delegiert ihr diese Aufgabe, setzt sie erneut auf eure To Do Liste oder terminiert die Aufgabe.
Beantwortet ihr die erste Frage mit nach der Handlungsfähigkeit mit „Nein“, klärt ihr die Relevanz der Aufgabe. Dann streicht ihr die Aufgabe entweder oder setzt sie auf eine „Irgendwann zu erledigen“ Liste.
Wir empfehlen euch, eure Aufgaben regelmäßig zu klären und immer wieder nach dem Schema vorzugehen.
3️⃣ Organisieren
Im dritten Schritt geht es darum, dass ihr eure Aufgaben kategorisiert. Fasst also alle ähnlichen Aufgaben zusammen. Die GTD Methode schlägt hierbei 3 Kategorien vor:
Kalender
Tragt feste Termine in euren Kalender für die Aufgaben ein
Projekte
Aufgaben, die aus mehreren Teilaufgaben bestehen sind Projekte. Organisiert eure Aufgaben entsprechend als Projekt und arbeitet diese am Stück ab. Ein Beispiel für ein Projekt ist z.B. die Vorbereitung eines Workshops. Dieser besteht gleich aus mehreren Schritten.
Kontext
Ihr könnt Aufgaben auch nach einem Kontext zusammenfassen. Das wären z.B. mehrere E-Mails, die ihr schreiben wollt oder Anrufe, die ihr tätigen wollt.
4️⃣ Durchsehen
Der vierte Schritt empfiehlt euch regelmäßig Zeit für die Durchsicht eurer Listen zu nehmen. Dadurch stellt ihr sicher, dass keine Aufgabe übersehen wird und ihr eine bewusste Entscheidung trefft, welche Aufgabe ihr als nächstes erledigen wollt. Getting Things Done empfiehlt hier ein wöchentliches Review. Das könnt ihr am Wochenende oder Wochenanfang einplanen. Schaut in diesem Schritt auch unbedingt auf eure „Irgendwann“ Liste.
5️⃣ Erledigen
Im letzten Schritt erledigt ihr die Aufgaben. Und das wird euch viel einfacher fallen als bisher, weil ihr eure Aufgaben bereits organisiert und geplant habt.
4 Gründe für Getting Things Done
Wir sind große Fans der Getting Things Done Methode. Und wenn ihr noch nicht überzeugt seid, kommen hier 5 Gründe für die GTD Methode:
📈 Produktivtät
Ihr werdet schnell merken, dass sich eure Produktivität steigert. Das klären und priorisieren der Aufgaben bringt euch Klarheit darüber, was ihr als nächstes tut. Das verhindert übrigens auch Prokrastination.
🙇♀️ Stress
Nach der Planung eurer Aufgaben werdet ihr das Gefühl von Kontrolle haben. Und das wird ganz automatisch euren Stress reduzieren. Ihr habt keine geistige Unordnung mehr.
✅ Entscheidungsfindung
Durch die Entscheidungshilfe der GTD Methode, übt ihr ganz nebenbei Entscheidungen zu treffen. Ihr werdet dazu ermutigt und das hilft euch grundsätzlich Entscheidungen zu treffen.
🎯 Fokussierung
Weil ihr euch strukturiert habt und nicht mehr an Aufgaben denkt, die noch zu erledigen sind, werdet ihr viel fokussierter sein. Probiert es aus.
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