Delegation Poker – 7 Levels der Delegation

Verantwortung zu verteilen ist nicht leicht. Gerade die Frage, was ich darf und was ich nicht entscheiden darf treibt insbesondere selbstorganisierte Teams um. Um wirkliches Empowerment zu ermöglichen, braucht es Klarheit über den Rahmen der Entscheidungen. Jurgen Appelo entwickelte die Methode „Delegation Poker“. Diese Methode hilft euch Klarheit über Entscheidungsfreiräume zu schaffen, im Team oder eurer Führungskraft gegenüber. Und das gute ist: das könnt ihr ganz spielerisch umsetzen.

Erklärung der 7 Level of Delegation

Die Methode 7 Level of Delegation ermöglicht es euch, die Level der Delegation klar und offen zu diskutieren. Der Ansatz der Methode ist spielerisch und funktioniert am besten, wenn ihr die 7 Level der Delegation visuell nutzt. Dazu könnt ihr z.B. das Kartenset nutzen.

Durch die Methode entscheidet ihr nicht, ob du es machst oder ich es mache, sondern definiert gemeinsam den Grad des Einbeziehens des Teams oder eurer Führungskraft. Die sieben Level bilden dabei die Stufen der Delegation ab. Das geht von „ich entscheide allein“ bis hin zu „ich delegiere die Entscheidung an dich“.

Die 7 Level der Delegation sind:

Anwendungsbereiche

Ihr könnt Methode nutzen, wenn ihr, z.B.:

• Übergabe einer Rolle, Position oder Stelle plant
• Verantwortung verteilen wollt
• Entscheidungsrahmen klären wollt

Das Besprechen der Delegationslevel hilft euch immer, wenn ihr über das Thema Entscheidungen sprecht. Dadurch könnt ihr Transparenz und Klarheit schaffen und vermeidet Unsicherheiten in der Zukunft.

Anleitung 7 Level of Delegation

Wir teilen mit euch eine Anleitung, wie ihr mit den 7 Level der Delegation arbeiten könnt.

Bereitet für die Durchführung Fragestellungen oder Fälle aus eurem Arbeitsalltag vor. Die nutzt ihr dann konkret, um die Level der Delegation zu bestimmen. Ihr könnt die Fragestellungen auch zu Beginn sammeln. Plant euch dafür dann ca. 20 Minuten Zeit.

Fragestellungen könnten sein:

• Budgetfreigabe – wie organisieren wir diese? Wer entscheidet darüber?
• Freigaben – wer gibt Materialien frei? Wie sieht der Prozess aus?
• Lieferanten einkaufen – wer kann wen beauftragen?

📝 Vorbereitung

Bevor ihr mit dem Delegation Poker startet, ist es wichtig, alle Teilnehmer:innen die Level und die Bedeutung kennen. Wir erklären diese immer zu Beginn mit kurzen Beispielen. Und schließen eine kurze Fragerunde an. Im Anschluss verteilt ihr dann Karten mit den 7 Level an alle Teilnehmer:innen, sodass jede:r die Chance hat teilzunehmen.

🃏 Durchführung

Ihr startet mit eurem ersten Fall. Jemand aus dem Team stellt die Entscheidung und die Beteiligten Personen vor. Klärt an dieser Stelle auch alle Verständnisfragen. Sobald alle Teilnehmer:innen Klarheit haben, wählt jede:r ein Delegationslevel aus. Wir empfehlen euch die Wahl des Levels verdeckt zu machen. Sobald alle eine Wahl getroffen haben, dreckt ihr eure Karten um. Ähnlich wie beim Planning Poker in der Scrum Methodik, erklären die Personen mit dem höchsten und niedrigsten Level ihre Entscheidung. Im Anschluss könnt ihr in einen kurzen Austausch treten. Haltet diese jedoch kurz. Sobald alle Argumente und Sichtweisen ausgetauscht sind, spielt ihr eine neue Runde. In der zweiten Runde werdet ihr wahrscheinlich schon Einigkeit erzeugt haben. So könnt ihr nacheinander alle Fälle besprechen und die Level bestimmen.

🏁 Ergebnis

Am Ende habt ihr einen Überblick über eure neuen, definierten Delegation Level geschaffen. Wir empfehlen euch, das Gesamtergebnis zu visualisieren und gemeinsam (am besten feierlich) die neue Verteilung der Entscheidung zu feiern.

Ein Beispiel aus der Praxis

Wir haben für euch noch ein konkretes Beispiel aus der Praxis mitgebracht. Hier erklären wir euch die definierten Delegation Level zwischen einem Projektteam und dem Projektsponsor. Die Level könnten wie folgt aussehen:

In unserem Beispiel sind folgende Delegation Level definiert:

Budget Level 5: Projetsponsor berät das Projektteam

Das Projektteam kann das Projektbudget eigenständig verwalten und verteilen. Die Rolle Projektsponsor ist hier nur beratend tätig und trifft keine eigenen Entscheidungen.

Staffing 4: Kosens

Beim Staffing, das dem Besetzen oder Erweitern des Projektteams geht es um Konsens. Hierbei ist wichtig, dass sowohl der Projektsponsor als auch das Projektteam einig über das Staffing sind.

Arbeitsmethode 6: Projektsponsor wird erkundigt sich danach

Das Projektteam hat die Freiheit und auch die Kompetenz die Arbeitsweise im Projekt eigenständig festzulegen. Der Projektsponsor erkundig sich lediglich nach der Entscheidung. Er:sie nimmt jedoch keinen Einfluss auf die Entscheidung.

Backlog-Item 1: Projektteam informiert alle anderen

Das Projektteam ist alleinig dafür verantwortlich, welche Backlog Items erstellt werden und welche, wann eingeplant werden. Es informiert die Beteiligten im Projekt.

Backlog Priorisierung 4: Konses zwischen Projektsponsor und Projektteam

Bei der Priorisierung einigen sich Projektsponsor und das Projektteam über eine gemeinsame Priorisierung. Welches Item ist besonders wichtig? Welches Item kann „warten“? All das wird in einer Konsensentscheidung festgehalten.

Kommunikation an den Vorstand 3: der Projektsponsor holt sich einen Rat beim Projektteam ein

Bevor eine Kommunikation an den Vorstand gerichtet wird, holt sich der Projektsponsor einen Rat im Projektteam ein. Dennoch entscheidet der Projektsponsor, welche Kommunikation an den Vorstand geht.

Kommunikation an alle Mitarbeiter:innen 4: Entscheidung im Konsens

Wenn es um die Kommunikation an alle im Unternehmen geht, wird eine Konsensentscheidung getroffen. Projektsponsor und Projektteam einigen sich dabei auf eine gemeinsame Kommunikation.